2010.07.08 
愛媛県庁、大規模向けグループウェア「サイボウズ ガルーン 2」を5,000名規模で本格稼動
～ 庁内コミュニケーションをE-mailから脱却し、「回覧板」で業務プロセスの時間短縮を実現 ～
サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社 (本社：東京都文京区 代表取締役社長：青野 慶久 (戸籍名： 西端 慶久) 以下サイボウズ)は、愛媛県庁（所在地：愛媛県松山市 知事：加戸 守行）が、大規模向けグループウェア「サイボウズ ガルーン 2（以下ガルーン 2）」を5,000ユーザーにて導入し本格稼動されていることを発表いたします。
愛媛県は、『坂の上の雲』や『坊ちゃん』の舞台としても知られるなど、文豪を魅了する文化都市として注目される一方、『共に創ろうネットワーク愛ランド21』という基本目標をもとに、民・産・官・学のノウハウを活かしながら、災害対策、電子行政サービス提供の分野等でコストパフォーマンス効果の高いＩＴ施策の実施を進めています。その一環として、庁内業務の効率化にも取り組み始め、今回の「ガルーン2」の活用となりました。
【導入の背景と決め手】
愛媛県では、2000年より策定している「愛媛県高度情報化計画」に基づき、職員間の情報共有を支える庁内システム基盤について検討を進めていました。しかし、延べ職員5,000名規模で運用でき、かつ構築や運用管理の容易さを兼ね備えたグループウェアが当時は見当たらなかったため、最大300名規模での活用を推奨とする「サイボウズ Office 4」を部局ごとに一律導入し、情報共有の推進を始めていました。
しかしながら、部局内に限定された環境であったため、庁内業務に多い他部局との連携ができず、部局外連絡はE-mail中心になる点や、活用頻度も部局ごとにばらつきがあるなど、職員間の情報共有を推進するには十分でない環境でした。また、全庁掲示板、E-mail、グループウェアと、それぞれ別システムを採用していたため、サーバーの管理コストもかかることから、既存システムのリース期限に合わせて、再度システムを見直すことになりました。システムのリプレイスにあたり、主な要件となったのは下記の3点でした。
○庁内で分散した掲示板、E-mail、グループウェアを一つの業務ポータルとして集約すること
○分散した「Office4」のデータが移行できること
○5,000名全員が1つのシステムを利用できること
そして、これら3つを兼ね備えたシステムとして、コンペティションの結果、2006年に「ガルーン 2」の導入が決定しました。
【導入後の活用】
システムリプレイス時には、「ガルーン2」を含め、文書管理・電子決裁システムや会議室予約システムなど、庁内の複数のシステムの認証連携を実現する電子自治体認証基盤が導入されました。導入当初はシステム変更による使いづらさもありましたが、E-mailのCC機能を利用した長いやりとりや、紙で回覧される全職員向けのお知らせなどよりも、「ガルーン2」のツールである「回覧板」を利用したほうが時間の短縮になることに気付かれてからは、愛媛県庁職員5,000名が常にアクセスする全庁の情報基盤として中心的な位置付けをなすようになりました。現在では、1日の「回覧板」上でのやりとりが数千にのぼる日もあるとのことで、業務インフラとして欠かせないものになっています。活用いただいている主なアプリケーションは以下の通りです。
□回覧板（社内メール）
決済する前段階の資料を、あらかじめ部局内や関係各部署と共有し、調整、議論をする場として利用されています。官公庁という業務柄、法令に基づいて文書ベースで業務が進むことが多いため、確認文書が日常的に多数発生しています。それらをテーマごとに１つの回覧板で関係者全員と共有でき、かつ確認状況も一目でわかるため、情報共有や事前調整の時間短縮にもなっています。導入後早々に全庁運用アプリケーションとして広まっており、業務効率も確実に上がったと職員の方も感じられています。回覧板の利用により、庁内でのE-mailのやり取りは無くなり、外部との連絡にのみE-mailを使用するようになりました。
□掲示板
全庁掲示板や、部局掲示板として活用されています。ここでは一方的な通達事項としての活用となっています。
□ファイル管理
個人で作成した資料を保存するほか、回覧板と併せて更新した資料をフォルダにアップロードする事で業務を進行し、履歴が残せる運用を取られています。
□スケジュール
通常のスケジューリング以外でも、簡易な会議室予約や上司の予定を事前に確保する目的にも利用されています。
【今後の展開】
回覧板で業務を進めるやり方が定着したので、今後もこのようなツールを利用した業務改善への取り組みを積極的に行っていきたいと考えられています。また、人事異動時に発生するメンテナンス時の負担を削減できるよう検討されています。弊社は愛媛県庁に「ガルーン2」を満足してご利用頂けるようきめ細かくサポートしてまいります。
■利用画面イメージキャプチャ
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| 回覧板 ご利用例 | 掲示板 ご利用例 |
■事例紹介ページ
住民サービス向上にグループウェアを活用した地方および都市部自治体の活用事例
http://group.cybozu.jp/news/09120801.html
「ガルーン 2」導入事例 http://cybozu.co.jp/casestudy/example/ehimepref/
■サイボウズ ガルーン 2 概要 http://g.cybozu.co.jp/
Webブラウザとネットワーク環境があれば、簡単に社員のスケジュール管理や業務連絡を行うことのできるビジネス用ソフトウェアです。中小規模向けグループウェア「サイボウズ Office 8」の使いやすさはそのままに、スケーラビリティ、管理機能、APIによる拡張性が充実した、1万人規模の大企業でも快適にご利用いただけるエンタープライズグループウェアです。
■サイボウズ株式会社
| URL | http://cybozu.co.jp/ |
|---|---|
| 設立 | 1997年8月8日 |
| 資本金 | 6億600万円（2010年1月31日現在） |
| 代表者名 | 代表取締役社長 青野 慶久 |
| 所在地 | 東京都文京区後楽一丁目4番14号 後楽森ビル12階 |
| 事業内容 | 情報通信、情報提供に関するサービスやソフトウェアの開発、販売、保守 |
■マスコミ各社様からのお問い合わせ先
□サイボウズ株式会社 社長室 コーポレート・コミュニケーション：村松・椋田
〒112-0004 東京都文京区後楽 1-4-14 後楽森ビル12階
TEL: 03-6316-1160 / FAX: 03-5805-9036 / MAIL:pr@cybozu.co.jp
http://cybozu.co.jp/company/copyright/other_companies_trademark.html
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